Living Elaine - Episode 77

I fredags hade jag ett tungt men ändå lyckat möte enligt devisen att ärlighet varar längst. Svidande, men ytterst konstruktiv kritik, har framförts mot såväl sälj- och leveransorganisation. Bakgrunden är en ytterst välplacerad lessons learned-övning i syfte att rensa luften och lägga korten på bordet kring vad som fungerar och inte fungerar i vårt projekt. Som vanligt var det jag som gick först i ledet och levererade den nakna sanningen med risk för att bli hängd för att jag tagit på mig rollen som budbärare. Samtidigt var det värt det eftersom jag inte överlever ett halvår till i en miljö där missnöjet är ett faktum. Jag agerar.

Givetvis kan jag inte delge resultatet, men jag kan dela med mig kring upplägget eftersom det visat sig vara framgångsrikt vid flertal tillfällen. Alltihop baserar sig på 3 frågeställningar:

1. Vad fungerar väl i vårt projekt?
2. Vad fungerar ok, men har förbättringspotential?
3. Vad fungerar inte alls?

Denna gången valde jag att genomföra en workshop där vi i 3 grupper om 4-5 personer diskuterade igenom frågeställningarna för att sedan presentera för de andra grupperna och ha en gemensam diskussion. Vid andra tillfällen har jag valt att samla informationen skriftligt. Allra viktigast är att involverade personer känner sig trygga med att deras inte på något sätt kan härledas till dem på ett sätt som kommer att användas emot dem. Av den anledningen kan det vara olämpligt för chefer eller andra väldigt inflytelserika personer att delta eftersom det riskerar att begränsa utfallet.

I gruppdiskussionerna är det viktigt att försöka få in så många aspekter som möjligt. Styr diskussionen så att den även berör mjuka värden och inte bara kring teknik. Annars är risken stor att resultatet blir en lång lista på tekniska problem som måste lösas och inte ett enda organisatoriskt eller relationsrelaterat problem eftersom det generellt sett är mindre obekvämt att hantera/diskutera.

Frågan är då hur ofta man ska genomföra sin lessons learned-övning i ett projekt och det finns såklart inte ett svar på det. Det givna tillfället är vid projektavslut, men det är nog så viktigt att genomföra lessons learned under projektets gång eftersom det då finns utrymme för konkreta förbättringsåtgärder i pågående projekt. Det är lämpligt att planera i en lessons learned regelbundet t ex i samband med viktiga projektmilstolpar, leveranser, sprintavslut you name it.

I mitt specifika fall använde jag lessons learned som ett verktyg för att konkretisera de synpunkter och det missnöje som florerade i korridorerna och på kafferasten. Helt enkelt ett sätt att låta folk få lätta på trycket under en begränsad och kontrollerad tid. Trycket höll helt enkelt på att bli för högt och hade jag inte genomfört den här övningen hade förmodligen locket flugit av vilken sekund som helst. Därför såg jag till att provocera och utmana gruppen ända tills de vågade kliva utanför sina bekvämlighetszoner och vara riktigt ärliga. Resultatet blev en hel del obekväma sanningar som trots allt gör sig bättre på nedskrivna på en whiteboard än inuti frusterade projektmedlemmar.

Vidare summerade jag resultatet från de olika grupperna och presenterade alltså för berörda personer i fredags. Där utsågs även en person som kommer att ansvara för att vidta de åtgärder som krävs för att bemöta kritiken och även stå för kommunikationen tillbaka till projektteamet. Förväntningarna på reaktion och agerande är självfallet stort och det är av yttersta vikt att de som deltagit i övningen ser konkreta resultat. Annars kan jag garantera att de kommer vara betydligt mer svårflirtade nästa gång du kommer dragande med din lessons learned-övning.

"I'm hanging up on you"