Living Elaine - Episode 54

Progressrapportering klingar falskt i många öron. Det är den där jobbiga rapporten som oftast ska skrivas på sena fredags eftermiddagen eller - ännu värre - tidigt på måndagmorgon. Den där rapporten som du helst vill hoppa över varje vecka eftersom det för det mesta verkar som att ingen läser den ändå. Eller som du sliter ditt hår över eftersom dina projektmedlemmar har glömt bort att dra sitt strå till stacken även denna veckan.

Men, misströsta icke - genom att regelbundet skriva en progressrapport ger du dig själv utrymme för reflektion. Att fundera över vad du har åstadkommit den senaste veckan blir ofta en motivationshöjare eftersom du med stor sannolikhet identifierar aktiviteter som du hunnit med av bara farten. Och om slutsatsen blir den motsatta har du åtminstone identifierat att du inte gjort det du skulle göra vilket alltid är ett steg i rätt riktning.

Dessutom är det fantastiskt skönt att ha en progressrapport att hänvisa till vareviga gång du får frågan angående hur det går för dig i ditt projekt - generellt eller kring ett specifikt problem. För att inte tala om hur användbart det är att kunna gå tillbaka i tiden och hitta veckovis information kring vad som gjorts i projektet, vilka problem som funnits och vilka risker man sett.

Det är dock några saker du bör tänka på för att göra din progressrapportering snäppet bättre:

1. Kom ihåg att syftet med en progressrapport är att påvisa att du närmar dig projektmålet som planerat. Det innebär att en grundförutsättning för att kunna rapportera progress är att det finns en plan. Jag har sett många och långa progressrapporter som visar på frenetisk aktivitet, men som i avsaknad av plan framstår som tämligen ointressant eftersom det inte säger ett dugg om huruvida vi kommer nå vårt projektmål på utsatt tid.

2. Tänk på vem som ska läsa din progressrapport. Det är viktigt att anpassa innehållet efter läsaren och ibland är det en god idé att göra olika varianter av rapporten eftersom din styrgrupp har intressen som dina projektmedlemmar inte har och vice versa. I en del fall kanske det dessutom krävs både en extern och en intern rapport om det är så att det är en kund involverad i projektet. Försök hitta en skalbar modell där du kan utgå ifrån en generisk rapport ur vilken du sedan kan välja detaljnivån och innehållet beroende på målgrupp.

3. Undvik för långa rapporteringsperioder. En vecka brukar vara lagom eller på sin höjd två veckor. Om perioderna blir för långa är det svårt att dra sig till minnes vad som har hänt, mycket av informationen kan kännas inaktuell och du förlorar i kontroll eftersom den positiva effekten av reflektion minskar.

4. Välj ett lämpligt format. Var kreativ och fundera på vilket format som passar för ditt projekt. Det viktiga är att informationen är lättöverskådlig och enkel att förstå för att öka sannolikheten att mottagaren läser och förstår innehållet.

5. Gör en noggrann intressentkarta som underlag för din sändlista. Det är viktigt att informationen når ut till rätt personer. Skicka hellre en för mycket än en för lite!

"We are all the winners - we are all the best"