Living Elaine - Episode 77

I fredags hade jag ett tungt men ändå lyckat möte enligt devisen att ärlighet varar längst. Svidande, men ytterst konstruktiv kritik, har framförts mot såväl sälj- och leveransorganisation. Bakgrunden är en ytterst välplacerad lessons learned-övning i syfte att rensa luften och lägga korten på bordet kring vad som fungerar och inte fungerar i vårt projekt. Som vanligt var det jag som gick först i ledet och levererade den nakna sanningen med risk för att bli hängd för att jag tagit på mig rollen som budbärare. Samtidigt var det värt det eftersom jag inte överlever ett halvår till i en miljö där missnöjet är ett faktum. Jag agerar.

Givetvis kan jag inte delge resultatet, men jag kan dela med mig kring upplägget eftersom det visat sig vara framgångsrikt vid flertal tillfällen. Alltihop baserar sig på 3 frågeställningar:

1. Vad fungerar väl i vårt projekt?
2. Vad fungerar ok, men har förbättringspotential?
3. Vad fungerar inte alls?

Denna gången valde jag att genomföra en workshop där vi i 3 grupper om 4-5 personer diskuterade igenom frågeställningarna för att sedan presentera för de andra grupperna och ha en gemensam diskussion. Vid andra tillfällen har jag valt att samla informationen skriftligt. Allra viktigast är att involverade personer känner sig trygga med att deras inte på något sätt kan härledas till dem på ett sätt som kommer att användas emot dem. Av den anledningen kan det vara olämpligt för chefer eller andra väldigt inflytelserika personer att delta eftersom det riskerar att begränsa utfallet.

I gruppdiskussionerna är det viktigt att försöka få in så många aspekter som möjligt. Styr diskussionen så att den även berör mjuka värden och inte bara kring teknik. Annars är risken stor att resultatet blir en lång lista på tekniska problem som måste lösas och inte ett enda organisatoriskt eller relationsrelaterat problem eftersom det generellt sett är mindre obekvämt att hantera/diskutera.

Frågan är då hur ofta man ska genomföra sin lessons learned-övning i ett projekt och det finns såklart inte ett svar på det. Det givna tillfället är vid projektavslut, men det är nog så viktigt att genomföra lessons learned under projektets gång eftersom det då finns utrymme för konkreta förbättringsåtgärder i pågående projekt. Det är lämpligt att planera i en lessons learned regelbundet t ex i samband med viktiga projektmilstolpar, leveranser, sprintavslut you name it.

I mitt specifika fall använde jag lessons learned som ett verktyg för att konkretisera de synpunkter och det missnöje som florerade i korridorerna och på kafferasten. Helt enkelt ett sätt att låta folk få lätta på trycket under en begränsad och kontrollerad tid. Trycket höll helt enkelt på att bli för högt och hade jag inte genomfört den här övningen hade förmodligen locket flugit av vilken sekund som helst. Därför såg jag till att provocera och utmana gruppen ända tills de vågade kliva utanför sina bekvämlighetszoner och vara riktigt ärliga. Resultatet blev en hel del obekväma sanningar som trots allt gör sig bättre på nedskrivna på en whiteboard än inuti frusterade projektmedlemmar.

Vidare summerade jag resultatet från de olika grupperna och presenterade alltså för berörda personer i fredags. Där utsågs även en person som kommer att ansvara för att vidta de åtgärder som krävs för att bemöta kritiken och även stå för kommunikationen tillbaka till projektteamet. Förväntningarna på reaktion och agerande är självfallet stort och det är av yttersta vikt att de som deltagit i övningen ser konkreta resultat. Annars kan jag garantera att de kommer vara betydligt mer svårflirtade nästa gång du kommer dragande med din lessons learned-övning.

"I'm hanging up on you"

Living Elaine - Episode 76

Inledde dagen med ett Bodypump-pass. Känns i kroppen att det var ett bra tag sedan. Men som alltid skönt efteråt. Pulsklockan var givetvis med och jag snittade på 69% i puls vilket var betydligt lägre än jag väntat mig. Måste bero på att det är ganska mycket pauser mellan muskelgrupperna och inte samma tempo som på t ex ett spinningpass. 424 kcal verkar jag i alla fall ha gjort av med vilket är en del. Kul det här med pulsträning!

Madonna har gått på repeat sedan jag kom hem och jag måste erkänna att den tar sig.

Nu ska jag njuta av en kaffe i solen på balkongen och sedan tvätta bilen.

"She is not me - she does not have my name"

Living Elaine - Episode 75

Det råder delade meningar om huruvida min Suunto T1 är något att hänga i julgranen eller inte. Hursomhelst är det en födelsedagspresent och den motiverar mig att komma ut och röra på mig. Glömde dock ta med den på ridpasset igår. Är lite nyfiken på hur jobbigt det egentligen är att rida. (Finns ju de som hävdar att det inte är det minsta ansträngande att åka runt på en häst. Varsågod att prova - är min enda kommentar)

Hursomhelst nöjde jag mig en powerwalk idag på dryga 7 kilometer med Madonnas nya skiva Hard Candy i lurarna. Kan inte direkt påstå att det blev kärlek vid första lyssningen utan upplevdes som en ganska jämntjock sörja där ingenting direkt stack ut eller var något extra. Men jag vill minnas att det tagit en stund för mig innan låtarna gått hem hos mig även från hennes tidigare album så jag får ge henne några chanser till.

Nu väntar ett glas rött vin och bubbelbad som avslut på en ovanligt lyckad arbetsvecka.

"All that she wants is another baby"

Living Elaine - Episode 74

Mera smicker och länkar. Gå gärna in och läs Motivationsbloggen på Expedition WOW. Mycket spännade och intressant läsning om ledarskapp och motivation.

"Heaven is gone and heaven is here"

Living Elaine - Episode 73

Att bedriva projekt i stora och komplexa organisationer innebär ofta att du som projektledare inte äger dina resurser, dvs du arbetsleder inte dem i deras dagliga arbete. Kanske har du ett mindre team för att koordinera och administrera ditt projekt, men själva kärnkompetensen sitter istället i linjeorganisationen.

Personligen är jag inte särskilt förtjust i detta sätt att bedriva projekt eftersom det begränsar möjligheterna till ett effektivt ledarskap eftersom det ofta innebär att jag som projektledare har ingen, eller mycket lite, kontakt med personerna som arbetar med leverablerna till mitt projekt. Ofta tillhör personalen dessutom flera projekt samtidigt och det finns ingen tydlig början och slut. Detta innebär att motivationsfaktorn med en tydlig projekttillhörighet blir lidande och det är svårt att skapa det engagemang och den dedikering som leder till resultat utöver det vanliga.

Trots min åsikt är det alltså vanligt förekommande att bedriva projekt på detta sätt. I en sådan situation är det viktigare än någonsin att ha tydliga definitioner av ansvar och roller. Du som projektledare måste ha fullständigt klart för dig vad som ingår i ditt ansvar, dvs vilka är leverablerna från ditt projekt. Du måste också ha klart för dig vad du förväntar dig i form av leveranser från linjeorganisationen. Projektledarens roll gentemot linejorganisationen påminner mycket om ett kund-underleverantörsförhållande, med skillnaden att vi mot våra underleverantörer kan använda verktyg som straffavgifter vid försening och bristande kvalitet, hot om att bli utbytt som leverantör etc. på ett sätt som inte fungerar i den egna organisationen. Det är därför precis lika viktigt (och kanske ännu viktigare) att ha tydligt definierade leverabler från den egna linjeorganisationen som från en underleverantör.

Se framför allt till att noggrannt stämma av förväntningar kring syfte, kvalitet, innehåll och tidpunkt av leveransen med en utpekad ansvarig representant från respektive linjeorganisation. Försäkra sig om att han eller hon inser att du förväntar dig att linjen ansvarar för att vidta de åtgärder som krävs för att säkerställa leveransen - de kan inte räkna med att du ska tänka/utföra arbetet åt dem. Dokumentera er överenskommelse skriftligt eftersom det är ditt "kontrakt" med din "underleverantör"! (Jag önskar jag hade några finurliga knep angående hur man formulerar dessa "kontrakt" på ett sätt som sätter kniven på strupen på samma sätt som gentemot en underleverantör, men dessvärre har jag inget trumfkort här. Om du besitter ett sådan mottar jag det tacksamt! Framför allt eftersom linjechefer alltid tycks ha bonusmål kopplade till allt annat är träffsäkerhet i leveranser till interna projekt.)

Diskutera och kom överens om hur uppföljning och kontroll ska ske. Välj en modell som ger dig tillräckligt med detaljer för att du som projektledare ska känna dig trygg med linjeorganisationens leveransförmåga samtidigt som den tillåter en dräglig tillvaro för den som ska sammanställa och tillhandahålla informationen.

Sist men inte minst bör du hålla dig så nära din leveransorganisation du bara kan. Var behjälplig, stötta, ställ krav och kom med goda råd - men var alltid tydlig med att det inte handlar om att du tar över deras ansvar.

"Everybody hurts - sometimes"

Living Elaine - Episode 72

Där ser du Blondin-Bella - man kan inte ta betalt för att prata om produkter i sin blogg utan att berätta om det. Åtminstone inte om man vill behålla sin trovärdighet.

(Och vips fick hon ytterligare uppmärksamhet den där Blondin-Bella. Hon kanske inte är så fel ute trots allt?)

"Who am I to feel unpretty"

Living Elaine - Episode 71

Nämen. Sofia skriver blogg om konsultliv och har länkat till mig idag. Smickrande förstås! Stort tack. Sofia jobbar på Sogeti och har dragit slutsatsen att jag tillhör det blå laget, dvs Sogetis systerföretag Capgemini, eftersom jag använde den termen när jag kommenterade hennes blogg. Men, eftersom det här är en oberoende blogg som inte är knuten till något företag kan jag dock varken bekräfta eller dementera hennes uppgifter. Jag är visserligen IT-konsult, men vilket företag jag tillhör låter vi tillsvidare vara osagt.

"It's too late to apologize"